Bất cứ hoạt động quản trị doanh nghiệp nào đều liên quan đến các công việc. Số hóa doanh nghiệp đồng nghĩa với số hóa các công việc của doanh nghiệp. Đây là ưu tiên hàng đầu của các công ty hiện đại.
Quản lý công việc bao gồm gì?
Khái niệm công việc trong doanh nghiệp rất rộng. Tuy nhiên, có thể tổng hợp lại Quản lý công việc bao gồm sáu lĩnh vực kinh doanh sau:
✤ Quản lý dự án. Đây là thành phần lớn nhất của quản lý công việc. Nó liên quan đến một người quản lý dự án, người điều phối và phân công công việc và thời hạn, sau đó cung cấp kết quả cho khách hàng.
✤ Quản lý thời gian. Nhân viên luôn được yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ của họ. Để các dự án của bạn đúng tiến độ, bạn phải phân bổ nhiệm vụ đồng đều giữa các thành viên trong nhóm. Do đó, quản lý thời gian là phân chia và chinh phục các nhiệm vụ.
✤ Quản lý nguồn tài nguyên. Quản lý tài nguyên là việc tạo, duy trì và phân phối tất cả các tài nguyên của công ty bạn. Các tài nguyên như vậy có thể bao gồm các mục hữu hình, chẳng hạn như hàng tồn kho và thiết bị hoặc chúng có thể bao gồm các tài sản vô hình, chẳng hạn như bằng sáng chế hoặc bản quyền.
✤ Quản lý quy trình. Quản lý quy trình liên quan đến việc sử dụng tài nguyên một cách thông minh và hiệu quả. Khác quản lý tài nguyên, quản lý quy trình chỉ liên quan đến tài nguyên khi chúng được sử dụng để phân tích, đo lường và cải thiện quy trình kinh doanh.
✤ Quản lý quan hệ khách hàng. Phần này bao gồm tất cả các giao tiếp với khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng. Hầu hết các công ty sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cho nhiệm vụ này.
✤ Phân tích kinh doanh thông minh. Kinh doanh thông minh là việc sử dụng công nghệ để thu thập và phân tích dữ liệu. Từ các dữ liệu này giúp phân tích tình hình kinh doanh và hoạch định chiến lược. Trong bối cảnh quản lý công việc, phân tích kinh doanh tự động giúp hỗ trợ việc triển khai các sáng kiến mới với đối thủ cạnh tranh của bạn hoặc quản lý hiệu suất của các bộ phận.
Tại sao quản lý công việc quan trọng?
Quản lý công việc cho phép tạo các quy trình cho công việc. Các công việc thường có tính chất lặp lại (người đề xuất- người duyệt-người thực hiện). Do đó, quy trình hóa giúp công việc, chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng càng nhất quán hơn.
Ngoài ra, quản lý công việc thường rất chi tiết. Các quy trình công việc này thường phản ánh các mục tiêu chung của công ty bạn. Vì vậy khi hoàn thành chúng, nhân viên của bạn có thể hiểu rõ hơn về sứ mệnh của doanh nghiệp bạn.
Quản lý công việc và quản lý dự án thường được trộn lẫn với nhau. Sự nhầm lẫn này là dễ hiểu, bởi vì, trong biệt ngữ kinh doanh, chúng ta thường nghĩ tất cả các công việc sẽ nằm trong một số dự án. Theo đó, quản lý công việc là thuộc quản lý dự án. Nhưng trên thực tế, quản lý công việc có nghĩa rộng hơn rất nhiều.
Quản lý dự án liên quan đến một sản phẩm có thể bàn giao (kết quả cuối cùng rõ ràng). Ví dụ: nếu khách hàng thuê công ty quảng cáo của bạn thực hiện chiến dịch nội dung. Mục tiêu của dự án là hoàn thành chiến dịch. Quản lý dự án chiến dịch này yêu cầu phân chia tất cả nỗ lực tạo quảng cáo, triển khai và báo cáo cũng như thời hạn cho từng nhiệm vụ.
Mặt khác, quản lý công việc có thể liên quan đến các quy trình; công việc nằm trong từ một dự án; một phần tất yếu trong hoạt động kinh doanh; đó cũng có thể là các công việc lặp định kỳ…
Phần mềm quản lý Dogoo Office có gì?
Đây là một công cụ hữu hiệu để quản lý, số hóa doanh nghiệp. Các tính năng phổ biến của phần mềm quản lý công việc bao gồm:
✤ Quản lý tác vụ. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các nhân viên hoặc nhóm/phòng ban. Phần mềm cho phép đặt mức độ ưu tiên và thiết lập thời hạn.
✤ Công cụ giao tiếp, tương tác. Sau khi các nhiệm vụ được tạo, bạn cần đảm bảo nhóm của mình đang làm việc đúng nhịp độ. Bạn có thể đặt câu hỏi, yêu cầu cập nhật hoặc thêm hướng dẫn thông qua nhận xét nhiệm vụ hoặc thảo luận. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông tin.
✤ Lưu trữ và chia sẻ tập tin. Thay vì sử dụng không gian lưu trữ truyền thống, bạn có thể tải trực tiếp các tệp có liên quan lên các tác vụ phù hợp trong nền tảng quản lý công việc Dogoo Office.
✤ Theo dõi và quản lý thời gian. Công cụ quản lý công việc bao gồm quản lý tiến độ để theo dõi thời gian dành cho một dự án hoặc phòng ban làm việc nói chung. Báo cáo theo thời gian thực hiệu quả cho nhà quản trị.
✤ App điện thoại thông minh. Tuyệt vời là Dogoo Office đã có phiên bản mobile trên Google Play và AppStore.
Dogoo Office giúp hình dung khối lượng công việc hiện tại của nhân viên của bạn dễ dàng hơn nhiều. Quản lý công việc sẽ cải thiện công việc của bạn trên mọi mặt. Đừng ngần ngại tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ để quản lý công việc trong công ty bạn.
