Ứng dụng Notion đang dần thay thế những phương pháp quản lý thời gian và công việc truyền thống, cũng như mang đến một làn gió mới trong việc ghi chú thông tin hàng ngày của mọi người. Vậy rốt cuộc, ứng dụng Notion là gì mà nghe có vẻ xịn sò vậy nhỉ?
Mình từng nghe đến cái tên Notion từ lâu, nhưng mãi đến khoảng thời gian gần đây mới bắt đầu sử dụng. Dù chỉ là một “Newbie” đang làm quen với những thao tác và công cụ cơ bản của Notion, nhưng ứng dụng này hoàn toàn vượt xa mong đợi của mình về một app ghi chú.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý công việc hay nhiệm vụ của bản thân mỗi ngày? Bạn muốn có một không gian ghi chú vừa rộng rãi, vừa xinh xắn đáng yêu? Bạn là tín đồ của những cách ghi chép sáng tạo như Bullet Journal hay Take Notes? Nếu vậy, đừng quên tìm hiểu ứng dụng Notion là gì qua phần thông tin dưới đây. Bởi biết đâu, bạn cũng như mình, bị Notion thu hút rồi chìm đắm vào ứng dụng này từ lúc nào không hay.
MỤC LỤC
Ứng dụng Notion là gì mà hot vậy nhỉ?
Notion đơn giản là một ứng dụng ghi chú giống như Trello, Evernote hay Google Keep. Tuy nhiên, ứng dụng này lại “đa-zi-năng” hơn nhiều, khi vừa cung cấp cho người dùng không gian ghi chú bao la, vừa tích hợp thêm nhiều tính năng như lịch, wiki, bảng, nhắc nhở và “1001” công cụ hữu ích khác.
Cho đến thời điểm hiện tại, mình vẫn chưa thể khám phá hết 1/10 tính năng của Notion, mà chỉ mới dừng lại ở việc tìm hiểu các tính năng cơ bản nhất. Tuy nhiên, chỉ vậy thôi cũng đủ làm mình chết mê chết mệt ứng dụng này rồi đó.
Notion phù hợp với tất cả mọi người. Từ học sinh, sinh viên cần một công cụ hỗ trợ học hành cho đến người đi làm cần một ứng dụng quản lý công việc, hay những người nội trợ cần một app quản lý chi tiêu và sinh hoạt hàng ngày.
Bạn có thể sử dụng Notion với tư cách cá nhân hoặc chia sẻ cho một nhóm đều được. Về cơ bản, đây là một ứng dụng miễn phí. Tất nhiên, Notion cũng có phiên bản PRO trả phí với nhiều ưu tiên và lựa chọn hơn cho người dùng. Thế nhưng, bạn cứ yên tâm sử dụng Notion FREE đi nhé, có quá trời tính năng lẫn công cụ ở phiên bản này mà chưa chắc bạn đã sử dụng hết được đâu.
Ứng dụng Notion hữu ích như thế nào?
Chẳng phải tự dưng Notion lại làm mưa làm gió, từ cộng đồng các bạn trẻ quốc tế cho đến Việt Nam. Bởi ứng dụng này vốn sở hữu vô vàn ưu điểm nổi bật khác nhau. Trong đó, dưới đây chính là những ưu điểm nổi bật nhất thuyết phục bạn nên tiếp cận ngay với ứng dụng siêu đáng yêu này:
1. All in one – Tất cả trong một
Ưu điểm mạnh mẽ nhất của Notion chính là “tất cả dữ liệu trong một ứng dụng”. Có thể thông thường, bạn sẽ Take Notes nội dung bài học trong Google Docs, lên lịch làm việc với Google Calendar, ghi chú và “bookmark” các website thú vị bằng Google Keeps.
Tuy nhiên rõ ràng, việc sử dụng nhiều app như vậy có phần hơi rắc rối. Ngược lại, nếu sử dụng Evernote -một app ghi chú tương đối đa năng, bạn sẽ phải bỏ ra một khoản phí kha khá mới có thể tiếp cận những tính năng xịn sò. Trong khi đó, Notion lại miễn phí và hỗ trợ bạn thực hiện toàn bộ những nhu cầu như:
✤ Viết blog, nhật ký, viết luận, ghi chú nội dung môn học hoặc bất kỳ một nội dung nào khác.
✤ Lên To – do – list, kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm,… với lịch, deadline và nhắc nhở kèm theo.
✤ Quản lý chi tiêu, quản lý dự án, thói quen, sở thích. Đặc biệt, bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành của từng công việc để đưa ra sự điều chỉnh hợp lý.
✤ Lập những danh sách thú vị như các website hữu ích, sách đã/đang/sẽ đọc, phim đã/đang/sẽ xem,….
✤ Làm Bullet Journal. Bên cạnh One Note, sử dụng Notion cũng là một cách làm Bullet Journal trên máy tính đang được nhiều bạn áp dụng đó.
Trên đây chỉ là một vài công việc bạn có thể thực hiện trên Notion. Tùy vào khả năng khám phá, tìm tòi và sáng tạo của bản thân, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những công cụ có sẵn của Notion để phục vụ một nhu cầu nào đó mới mẻ.
Chẳng hạn, mình từng thấy nhiều bạn sử dụng Notion để làm Portfolio vô cùng xinh xắn. Thậm chí nếu am hiểu về code, bạn còn làm được nhiều thứ thú vị hơn nữa cơ.
2. Dễ dàng tùy biến và quản lý
Nếu theo dõi mục Notion trên Reddit, bạn sẽ thấy với Notion, mỗi người đều có những “template” của riêng mình. Bạn có thể viết, ghi chú, trang trí, sắp xếp mọi thứ trên Notion theo cảm hứng và sở thích của bản thân, hoặc tham khảo “template” từ mọi người đều được. Chính vì có nhiều lựa chọn và dễ dàng tùy biến như vậy, nên Notion luôn được các tín đồ sáng tạo mê mệt đắm đuối.
Điểm thú vị của Notion chính là quản lý các File (hay chính là các Page) theo thư mục tầng tầng lớp lớp. Bạn có thể tạo 1 Page lớn. Trong Page lớn có những Page nhỏ hơn. Mỗi Page lại có thể lựa chọn các định dạng khác nhau như Text, Table, Timeline, To – Do – List,… Do đó, bạn dễ dàng phân khu các Page của mình để quản lý chúng.
Đặc biệt, bạn còn có thể gán nhãn, trạng thái, tạo bộ lọc,…. cho dữ liệu của mình. Đây là một tính năng cần thiết, khi bạn muốn quản lý công việc của mình hiệu quả. Khi muốn tìm một nội dung nào đó, bạn cũng chỉ cần sử dụng công cụ Quick Find là xong.
Ví Dụ: Bạn có thể tạo một Page lớn là năm 2021. Trong Page này, bạn tạo các mục như Mục Tiêu, Những Sự Kiện Quan Trọng và 12 Tháng. Tiếp theo, trong 12 Tháng, bạn có thể phân thành những Page nhỏ hơn để viết mục tiêu, công việc của từng tháng. Ở mỗi công việc, bạn có thể tạo trạng thái Đã hoàn thành/Chưa hoàn thành, Deadline kèm theo, gắn file tham khảo hoặc dán nhãn người thực hiện. Quá hữu ích phải không nào?
3. Có mặt trên nhiều nền tảng khác nhau
Với Notion, bạn có thể sử dụng phiên bản web hoặc app trên máy tính Windows, MacOS, máy tính bảng, điện thoại iOS lẫn Android. Tất cả đều được đồng bộ với nhau, giúp bạn thuận tiện quản lý.
Tuy nhiên, việc sử dụng Notion trên các thiết bị di động chủ yếu để theo dõi và đánh dấu các mục. Nếu muốn chỉnh sửa hoặc tùy biến các phần có trong Notion, bạn nên sử dụng Notion trên máy tính để dễ dàng thao tác.
4. Một ứng dụng dành cho những ai mê cái đẹp
Với Notion, bạn vô tư chèn ảnh, thêm video, tô màu, highlight, chèn icon tùy thích một cách dễ dàng. Notion liên kết với Unplash – kho ảnh miễn phí khổng lồ nên bạn tha hồ dạo chơi với những bức hình chất lượng.
Dù mục đích cuối cùng của Notion vẫn là giúp bạn quản lý mọi việc tốt hơn, chứ không phải là một ứng dụng thiết kế, nhưng nếu là một người yêu cái đẹp, bạn vẫn có thể thoải mái tạo ra những không gian xinh xắn theo một chủ đề nhất định.
Nhược điểm của Notion là gì?
Ứng dụng nào cũng đi kèm một vài hạn chế. Notion cũng vậy. Một vài nhược điểm của ứng dụng xịn sò này phải kể đến:
✿ Chỉ có thể tiến hành chỉnh sửa khi online. Nói cách khác, bạn không thể động chạm Notion khi chưa được kết nối Internet đâu nhé.
✿ Vấn đề bảo mật chưa rõ ràng. Do đó, bạn đừng nên lưu trữ ở Notion các thông tin cá nhân quan trọng như Password hay tài khoản ngân hàng.
✿ Một số ứng dụng chưa thể liên kết với Notion. Mục tiền tệ trên app cũng chưa hỗ trợ tiền Việt, gây khó khăn khi bạn muốn quản lý chi tiêu.
✿ Dù có thể viết tiếng Việt vào ứng dụng, nhưng các mục và công cụ trên Notion đều hoàn toàn ở tiếng Anh. Bên cạnh đó, cách sử dụng ứng dụng Notion cũng dễ gây bối rối cho người mới bắt đầu. Chính vì 2 yếu tố này mà trước kia mình đã thử dùng, rồi lại bỏ dở ứng dụng này đấy.
Tuy nhiên, tiếng Anh trên Notion đều là những từ cơ bản, người dùng cũng có thể nhập văn bản bằng tiếng Việt như bình thường. Vì thế, bạn đừng vì nhìn những Page toàn tiếng Anh từ các bạn khác mà hoang mang choáng ngợp nhé.
Với những thông tin được Learn With Me cung cấp ở trên, chắc hẳn bạn đã biết ứng dụng Notion là gì rồi nhỉ? Nếu là người yêu cái đẹp, thích sáng tạo và cần đến một app quản lý đa năng, Notion chính là sự lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Vì vậy, bạn đừng quên đăng ký tài khoản trên Notion và thử dùng ngay ứng dụng này nhé!
