Nếu quan tâm đến các phương pháp quản lý thời gian, có lẽ cụm từ Time Blocking cũng không còn xa lạ với bạn. Vậy Time Blocking là gì mà lại được mọi người nhắc đến nhiều như vậy nhỉ?
Thời gian là tài nguyên lớn nhất của mỗi người, nhưng không phải ai cũng biết cách khai thác tài nguyên này hiệu quả. Trong thời đại công nghệ và mạng xã hội phát triển như hiện nay, tình trạng mất tập trung, thường xuyên xao nhãng và lãng phí thời gian càng thêm phổ biến. Đôi khi mọi người vẫn nhận thức được việc mình đang sử dụng thời gian một cách “vô tội vạ” ra sao, nhưng để cải thiện nó lại chẳng phải điều dễ dàng.
Bạn thuộc trường phái dễ bị phân tán khả năng tập trung? Bạn luôn thấy mình bận rộn với hằng hà sa số những nhiệm vụ phải làm? Nếu vậy, Time Blocking – một phương pháp lên kế hoạch và quản lý thời gian được nhiều tỉ phú áp dụng chính là giải pháp bạn cần bỏ túi ngay lúc này.
MỤC LỤC
1. Time Blocking là gì?
Time Blocking là phương pháp ấn định từng đầu mục công việc vào các khung giờ (time blocks) cụ thể. Như vậy, bạn chia 24 giờ trong ngày của mình thành những block thời gian khác nhau. Mỗi block lại được gắn với một nhiệm vụ duy nhất. Nhờ đó, bạn dễ dàng sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng và hạn chế tình trạng để các việc linh tinh không tên chiếm hết thời gian của mình.
Nếu với To-do-list, bạn chỉ đơn thuần ghi ra những công việc cần làm trong ngày thì với Time Blocking, bạn sẽ biết được mình cần làm gì vào khoảng thời gian nào. Điều này đem đến một cái nhìn tổng quát về việc phân chia công việc và quản lý thời gian, cũng như giúp bạn cảm thấy có trách nhiệm hơn khi phải hoàn thành các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông tin hữu ích dành cho bạn:
2. Ưu và nhược điểm của Time Blocking
Bất cứ phương pháp quản lý thời gian nào cũng đều đi kèm những ưu và nhược điểm riêng biệt. Dù được đánh giá cao và trở thành công cụ đắc lực của nhiều người, từ “thường dân” cho đến doanh nhân nổi tiếng, nhưng Time Blocking cũng không là ngoại lệ.
2.1. Ưu điểm
✪ Quản lý công việc và thời gian tốt hơn
Với Time Blocking, bạn có thể ưu tiên thời gian cho những công việc quan trọng của bản thân. Mỗi sáng thức dậy, bạn biết mình phải hoàn thành những gì trong ngày và sau khi hoàn thành một nhiệm vụ bất kỳ, bạn cũng biết mình cần làm công việc nào tiếp theo.
Bạn không còn phải đắn đo suy nghĩ về thứ tự thực hiện các “task”, cũng như tránh được tình trạng cứ mải mê làm việc này mà quên mất một việc quan trọng khác. Nhờ vậy, thời gian trong ngày sẽ được sử dụng thêm hiệu quả.
✪ Hạn chế tình trạng xao nhãng
Time Blocking vốn được coi là “cứu tinh” đối với những người thường xuyên mất tập trung và xao nhãng. Bình thường, bạn có thể rơi vào tình trạng đang làm việc này nhưng lại luống cuống chuyển sang việc khác, khiến hiệu suất công việc bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Đang học bài nhưng nhớ ra có tin nhắn chưa trả lời, nên mở điện thoại và vào Messenger để nhắn tin là một trường hợp như thế.
Tuy nhiên một khi đã sử dụng Time Blocking, bạn sẽ hạn chế được tình trạng đa nhiệm (làm nhiều việc một lúc) lẫn context switching (chuyển từ việc này sang việc khác liên tục dù có thể chưa làm xong công việc trước).
Bởi để áp dụng Time Blocking, bạn chỉ nên làm một task hoặc nhiều task tương tự nhau trong một block thời gian mà thôi. Từ đó, khả năng làm việc sâu được cải thiện và tình trạng xao nhãng cũng được hạn chế, giúp bạn nâng cao năng suất làm việc.
✪ Có thêm động lực lẫn áp lực để hoàn thành công việc
Việc cho các đầu mục công việc vào từng block thời gian vô tình khiến bạn có thêm áp lực phải hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian cụ thể.
Bình thường, bạn “đủng đỉnh” vừa làm vừa chơi nên khiến một công việc có thể hoàn thành trong 10 phút phải mất tới 1 tiếng mới làm xong. Nhưng nhờ Time Blocking, bạn phải cố gắng làm việc trong khoảng thời gian ngắn hơn hoặc bằng khoảng thời gian đã định sẵn.
Ngoài ra, việc tạo sẵn một bảng Time Blocking cũng giúp bạn thấy mọi thứ trong cuộc sống được sắp xếp gọn gàng và khoa học, chứ không còn rối bời linh tinh như trước. Các mục tiêu cũng thêm rõ ràng và dễ dàng để thực hiện. Đây là một động lực nho nhỏ khiến bạn hoàn thành tốt hơn những nhiệm vụ của mình trong ngày.
2.2. Nhược điểm
✪ Tốn nhiều thời gian để lên kế hoạch trước
Bạn phải bỏ ra một khoảng thời gian nhất định để viết ra những công việc cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào từng block thời gian cụ thể. So với phương pháp To-do-list truyền thống, rõ ràng bạn sẽ tốn nhiều thời gian lẫn công sức hơn để lên kế hoạch cho Time Blocking.
✪ Nhiều việc đột xuất có thể làm thay đổi kế hoạch ban đầu
Dù lên kế hoạch chi tiết và cẩn thận đến đâu, bạn cũng khó lòng làm theo 100% lịch trình ban đầu. Bởi luôn có những việc đột xuất không nằm trong kế hoạch xảy ra, khiến bạn phải bỏ bớt nhiệm vụ hoặc thay đổi thời gian thực hiện của chúng.
✪ Khó ước lượng chính xác thời gian cho từng công việc
Bạn dự định sẽ viết bài luận trong 2 tiếng nhưng khi bắt tay vào làm, bạn mới biết rằng 2 tiếng là không đủ? Khi áp dụng Time Blocking, đây là một trường hợp phổ biến, nhất là trong khoảng thời gian đầu bạn thực hiện phương pháp này. Nếu ước lượng thời gian không chuẩn, bạn dễ rơi vào trạng thái chán nản do nghĩ mình không đủ giỏi để hoàn thành được mục tiêu đề ra.
3. Áp dụng Time Blocking như thế nào cho hiệu quả?
Để áp dụng Time Blocking, bạn cần thực hiện theo những bước cơ bản sau đây:
3.1. Lên kế hoạch
Ở bước lên kế hoạch, bạn liệt kê những công việc cần làm trong ngày. Hãy ưu tiên những công việc quan trọng, cũng như đừng quên đề cập tới những việc không cần tốn quá nhiều chất xám lẫn sự tập trung để hoàn thành (Shallow work) như trả lời mail, tin nhắn hay kiểm tra thông tin nào đó,…. Tùy vào sở thích của mình, bạn có thể lên kế hoạch bằng cách viết lên sổ tay hoặc dùng Google Calendar – một công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực cho Time Blocking.
Sau khi đã liệt kê xong, bạn hãy ấn định những đầu mục công việc này vào từng block thời gian. Với Shallow work, bạn nên gom tất cả vào một time block để tránh gây phân tán.
Mẹo nhỏ quan trọng là bạn đừng nên “keo kiệt” về khoảng thời gian dành cho mỗi task và đừng chỉ tập trung vào công việc, mà hãy dành cả thời gian cho nhu cầu giải trí lẫn thư giãn của bản thân. Tương tự, bạn cũng nên cho thêm một vài khung thời gian “trống” để phòng hờ cho những việc đột xuất có thể xảy ra.
3.2 Thực hiện
Khi đã có kế hoạch của riêng mình, bạn cần phát huy tính kỷ luật lẫn khả năng tập trung để làm theo lịch trình đã định sẵn. Nếu không thể hoàn thành công việc theo khung thời gian đã đề ra, bạn cũng đừng lo lắng. Hãy cứ cố gắng thực hiện công việc và linh động thay đổi, chứ đừng cứng nhắc quá nhé.
3.3. Đánh giá và điều chỉnh
Sau một ngày hoặc một tuần, bạn có thể xem lại hiệu quả của Time Blocking đối với công việc của bản thân và đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Liệu bạn có đang quá chìm đắm vào một công việc nào đó, hay dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho một nhiệm vụ dễ dàng hay không?
Ngoài ra, dựa trên năng suất làm việc của bản thân, bạn cũng nên căn chỉnh lại thời gian cho từng nhiệm vụ sao cho hợp lý.
4. Kết luận
Giống như bao phương pháp quản lý thời gian khác, Time Blocking cũng hợp với người này, không hợp với người kia, có người sử dụng Time Blocking hiệu quả, những người khác lại không. Do đó, để biết liệu đây có phải là phương pháp dành cho bản thân mình, bạn phải thử áp dụng Time Blocking trong một khoảng thời gian ngắn.
Hy vọng với những thông tin được Learn With Me cung cấp trong bài, bạn đã biết Time Blocking là gì, mang đến lợi ích ra sao và nắm rõ cách sử dụng phương pháp này để quản lý quỹ thời gian của mình ngày một tốt hơn!
