Siêng lập kế hoạch nhưng rồi mọi thứ chẳng có gì nên hồn? Hãy thử đi tìm lý do và cách cải thiện tình trạng lập kế hoạch không hiệu quả nhé.
Nếu nói thành quả là đích đến và hành trình nỗ lực là con đường, thì kế hoạch chính là tấm bản đồ chỉ đường dẫn lối cho húng ta.
Việc lập kế hoạch là bước đầu đóng vai trò quan trọng khi ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc năng suất của bạn. Tuy vậy, sẽ có những lúc bạn cảm thấy đau đầu giữa hàng tá công việc chưa hoàn thành, chán nản vì đi chệch với kế hoạch đã đề ra. Vì sao bạn lập kế hoạch không hiệu quả? Hãy cùng mình tìm ra nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề này nghen.
MỤC LỤC
Lý do bạn lập kế hoạch không hiệu quả và cách khắc phục
Có nhiều lý do khiến bạn lập kế hoạch không hiệu quả. Dưới đây là một vài lý do phổ biến nhất:
1. Tham lam, quá tải công việc
Sai lầm của nhiều người là thích viết ra càng nhiều mục tiêu càng tốt. Một danh sách dài dằng dặc các kế hoạch có thể khiến bạn hào hứng trong bước đầu. Nhưng khi bạn nhận ra bản thân bị đuối sức giữa hàng tá nhiệm vụ dở dang, bạn biết rằng mình đang lập kế hoạch không hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc quá tham lam cũng dẫn đến tình trạng “nỗ lực ảo” đang phổ biến trong giới trẻ hiện tại.
=> Vì lẽ đó, bạn cần chọn lọc lại những công việc thật sự cần thiết và tập trung 100% vào chúng, thay vì ôm đồm thật nhiều thứ nhưng không làm đến nơi đến chốn.
Xem thêm: Nỗ lực ảo là gì? Những cách khắc phục nỗ lực ảo có thể bạn sẽ cần
2. Lập kế hoạch không đúng cách
Có bao giờ bạn nghĩ việc lập mục tiêu hay kế hoạch cũng cần có phương pháp chưa? Nếu mục tiêu của bạn quá mơ hồ, vượt quá khả năng hoặc thời gian thiếu thực tế thì khả năng thành công của bạn cũng không cao.
=> Giải pháp: Áp dụng phương pháp S.M.A.R.T
S.M.A.R.T là một trong những nguyên tắc đặt mục tiêu nổi bật nhất. Mỗi chữ cái trong S.M.A.R.T là một trong năm yếu tố chính của một mục tiêu hiệu quả: Specific, Measurable, Attainable, Relevant và Time – Bound.
- Specific (Cụ thể): thay vì đặt những mục tiêu chung chung, mơ hồ, hãy đặt mục tiêu càng cụ thể và chi tiết càng tốt.
- Measurable (Đo lường được): gắn mục tiêu của mình với một con số, một mức độ đo lường cụ thể sẽ tăng động lực cố gắng trong bạn. Ví dụ, đừng nói “tôi sẽ đỗ đại học”, hãy nói “tôi sẽ đỗ Đại học Y với kết quả thi 29 điểm”.
- Attainable (Khả thi): một mục tiêu quá cao dễ làm bạn đuối sức trong vô nghĩa, một mục tiêu quá dễ dàng sẽ làm bạn chủ quan và chán nản. Như vậy, bạn phải lắng nghe khả năng của bản thân mình, đặt mục tiêu thực tế, phù hợp với sức mình.
- Relevant (Thực tế): xác định những yếu tố liên quan đến tính thực tế của mục tiêu. Chẳng hạn, nếu muốn đỗ đại học Y, bạn cần có tài chính (mua sách, tài liệu, khóa ôn thi), thời gian (1 năm), công sức,…
- Time bound (Đặt khung thời gian): đặt ra thời gian cụ thể cần có để đạt được mục tiêu, ngày bắt đầu, tần suất thực hiện,… Time bound sẽ thúc đẩy bạn nỗ lực hơn với kế hoạch mình đã đề ra.
3. Xao nhãng, lên kế hoạch nhưng không làm theo
Có thể bạn đã đặt mục tiêu đúng cách, nhưng cuối cùng vẫn đi chệch kế hoạch. Vì sao ư? Chính những tác động bên ngoài như sự hấp dẫn của mạng xã hội, game, những cuộc đi chơi hay chỉ đơn giản là sự lười biếng bên trong bạn là những tảng đá cản tiến độ làm việc của bạn.
Bạn biết mình cần chạy bộ buổi sáng để có sức khoẻ tốt, nhưng bạn chọn tắt báo thức và cuộn mình trong chăn ấm. Bạn biết mình cần giải hết các đề toán, nhưng lại chọn lướt facebook và biện hộ rằng đó là “giải lao”.
=> Giải pháp:
Phương pháp Pomodoro
Có lẽ bạn đã nghe nhiều về phương pháp quản trị thời gian “Quả cà chua” Pomodoro.
Bạn có thể thực hiện Pomodoro theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn công việc cần làm.
- Bước 2: Đặt thời gian 25 phút và tập trung làm cho đến hết 25 phút
- Bước 3: Nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 4: Sau 4 lần nghỉ giải lao 5 phút thì nghỉ dài hơn.
Với kỹ thuật này, bạn buộc phải tập trung vào một công việc duy nhất trong thời gian đã đặt ra. Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu nếu có sự gián đoạn nào trong quá trình ấy.
Nguyên tắc 2 phút
David Ailen – tác giả của quyển sách “Getting things done” – cho rằng: “Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó”. Đó chính là nguyên tắc 2 phút – vũ khí giết chết sự trì hoãn trước khi bắt đầu.
Ngoài ra, nguyên tắc này còn được định nghĩa rằng: để thực sự bắt tay vào việc, hãy làm nó trong 2 phút. Thay vì nghĩ đến việc phải ngồi viết bài văn suốt một giờ đồng hồ, hãy nói với bản thân rằng mình chỉ cần viết mở bài trong 2 phút rồi thôi.
Tuy nhiên, sau 2 phút thần kì đó, bạn sẽ bị cuốn theo công việc đang dở dang và không trì hoãn nó. Điều này cũng tương tự như câu nói của Lão Tử: “Hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân”.
Tham khảo: Phương pháp tự luyện phát âm tiếng Anh chuẩn, tiết kiệm và hiệu quả
3. Ước lượng sai thời lượng công việc
Một điều khác khiến bạn lập kế hoạch không hiệu quả là sai lầm trong việc tính toán xem nhiệm vụ ấy cần được hoàn thành trong bao lâu. Mặt khác, bạn không đặt khoảng nghỉ giữa các công việc, nên khi có vấn đề phát sinh trong công việc 1, bạn sẽ phải giải quyết nó bằng thời gian mà đáng lẽ ra bạn nên dành cho công việc 2.
Từ đó, vấn đề ấy sẽ làm ảnh hưởng đến công việc 3, 4, 5,… Điều này không những làm cho bạn kiệt sức giữa lịch trình dày đặc, mà còn dẫn đến sự thiếu năng suất hoặc trì trệ công việc sang ngày hôm sau.
=> Giải pháp:
Bạn cần tính toán kỹ lưỡng thời gian cần để hoàn thành một mục tiêu trong kế hoạch, đặt ra những khoảng thời gian trống đan xen giữa những mục tiêu đó. Sự chuẩn bị từ trước giúp bạn tối ưu hóa khả năng thực hiện kế hoạch của bản thân.
KẾT
Một kế hoạch không hiệu quả cũng không khác gì việc không lập kế hoạch, đều dẫn đến sự trì trệ và thiếu năng suất trong công việc. Bên cạnh đó, một khi đã đặt ra mục tiêu và kế hoạch thì thái độ nghiêm túc, kỷ luật cũng quyết định trực tiếp đến khả năng hoàn thành những gì mình đã đề ra. Hiểu được vấn đề của bản thân đến từ đâu và tìm cách giải quyết nó sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi: Vì sao bạn lập kế hoạch không hiệu quả?
CTV Kim Anh
